Hastane evrak kayıt birimi,
kurumun gelen-giden tüm resmi yazılarını, hastaların tıbbi belgelerini, dilekçeleri ve raporları Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden kayıt altına alıp, tasnif ederek ilgili birimlere zimmet karşılığı ileten, arşivleme süreçlerini yöneten idari destek birimidir. Hastanenin resmi yazışma akışını ve belge güvenliğini sağlar.
Gelen-Giden Evrak Yönetimi: Kurum içi ve dışı (PTT, kargo) gelen tüm belgeleri teslim almak, EBYS'ye kayıt etmek ve ilgili birimlere/başhekimliğe iletmek.
Kayıt ve Tarama: Fiziki evrakları tarayarak sisteme aktarmak ve "Zimmet Defteri" veya "Posta Defteri"ne kaydetmek.
Arşivleme: Belgeleri Standart Dosya Planı'na göre dosyalamak ve gerektiğinde hızlı erişim sağlamak.
Resmi Yazışmalar: Kurumun diğer kurumlar, personel ve hastalarla olan resmi yazışmalarını (dilekçe, rapor, talimat) usulüne uygun kayıt altına almak.
Gizli Evrak İşlemleri: Gizli dereceli evrakları teslim almak ve gerekli güvenlik prosedürleri ile ilgili makama iletmek.
Posta İşlemleri: Kurumdan giden evrakların posta gönderi işlemlerini yapmak.
Tıbbi Sekreter
Sevgi ATİLA